Redactar un acta de asamblea de condóminos no es solo un trámite administrativo: es un documento legal vital para la vida en comunidad, donde quedan asentadas decisiones clave sobre el mantenimiento, administración, convivencia y rumbo de un condominio. Y aunque puede parecer un proceso complejo, una buena estructura y conocimiento legal pueden convertirlo en una tarea sencilla, clara y poderosa.
¿Qué es una asamblea de condóminos y cuándo se convoca?
La asamblea de condóminos es el órgano supremo de decisión en una comunidad, donde se reúnen los propietarios (condóminos) para debatir y votar asuntos que afectan al inmueble en común. Es una figura legal regulada por la Ley de Propiedad en Condominio y tiene carácter obligatorio.
Existen dos tipos principales:
- Ordinaria: se celebra de forma periódica, al menos una vez al año, para aprobar estados financieros, presupuestos, cuotas y reportes de administración.
- Extraordinaria: se convoca cuando hay que tomar decisiones urgentes o fuera del calendario regular, como remodelaciones, contratos especiales o modificaciones reglamentarias.
Según la experiencia de un experto en la materia, “en el caso de las ordinarias se debe publicar la convocatoria con siete días de anticipación”. Este detalle es clave para que los acuerdos tomados sean legalmente válidos.
Asambleas ordinarias vs extraordinarias: diferencias y requisitos legales
La principal diferencia entre ambos tipos radica en la frecuencia y el contenido. La ordinaria sigue un calendario regular; la extraordinaria ocurre por situaciones emergentes o relevantes.
En ambos casos, el acta debe indicar expresamente si la asamblea es ordinaria o extraordinaria, especificar la convocatoria (primera, segunda, tercera…) y citar el fundamento legal conforme a la ley aplicable. Por ejemplo: “De conformidad con la fracción IV del artículo correspondiente a la Ley de Propiedad en Condominio para inmuebles del Distrito Federal…”
Este rigor evita futuras impugnaciones. Como bien señala nuestro testimonio, “se debe de establecer en el libro de actas como primera acta de asamblea… e indicar si es ordinaria o extraordinaria del condominio, citando su ubicación, dirección completa, día y horario”.
Encabezado del acta: datos esenciales que no pueden faltar
El encabezado del acta es como el DNI del documento. Debe contener información básica pero determinante:
- Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria)
- Nombre del condominio
- Dirección completa
- Fecha y hora exacta
- Convocatoria (primera, segunda, etc.)
- Fundamento legal citado
Además, se debe especificar el lugar físico donde se celebra la reunión, como “la recepción, gimnasio o cualquier amenidad del condominio”, tal como se menciona en la experiencia proporcionada.
Lista de asistencia y quórum: cómo asegurar validez legal
El primer punto del orden del día siempre debe ser la lista de asistencia. Aquí se anotan los nombres de los condóminos presentes, representaciones legales (si aplica) y el porcentaje de indiviso que representa cada uno.
Tal como nos explicaron: “Se redacta el total del porcentaje de asistencia conforme al indiviso que les corresponde”. Esto es esencial para validar si la asamblea alcanza el quórum legal y puede sesionar legítimamente.
La suma de los porcentajes presentes se anota explícitamente y debe cumplir con el mínimo que marca la ley para instalar la sesión.
Orden del día: estructura y redacción efectiva
La orden del día es el corazón del acta: lista los temas a tratar. Se redacta como una lista numerada, concisa y clara. Lo ideal es entregarla junto con la convocatoria para que los asistentes puedan prepararse.
Ejemplo de orden del día:
- Lista de asistencia
- Nombramiento de presidente, secretario y escrutador de la asamblea
- Revisión de estados financieros
- Plan de mantenimiento
Este esquema permite seguir un hilo lógico durante la reunión y facilita la redacción posterior.
Nombramiento de presidente, secretario y escrutador
Una vez constatada la asistencia, el siguiente paso es nombrar al presidente, secretario y escrutador de la asamblea. Este punto debe estar en la orden del día y someterse a votación.
“En el punto dos… se establece quiénes aceptan los cargos de presidente, secretario y escrutador… se somete a votación y se declara legalmente instalada la asamblea”.
Los nombres y cargos asignados deben quedar asentados literalmente, junto con su aceptación. Solo entonces la asamblea puede avanzar a tratar los siguientes temas.
Desarrollo de los puntos: cómo redactar el contenido principal
Cada punto del orden del día se desarrolla con:
- Breve resumen del tema tratado
- Argumentos clave presentados
- Participaciones destacadas (si aplica)
- Votaciones (si hubo) y sus resultados
Este es el cuerpo central del acta. Aquí se debe mantener un tono objetivo, evitando opiniones personales, pero asegurando que la información sea clara y cronológicamente correcta.
“Posteriormente se desarrollan todos los puntos de la orden del día conforme a los temas que se tengan que tratar”. La clave es registrar fielmente lo ocurrido.
Votaciones y acuerdos: registro claro de decisiones y porcentajes
Toda votación debe documentarse con:
- Número de votos a favor, en contra y abstenciones
- Porcentaje de indivisos que representa cada resultado
- Resultado final del acuerdo (aprobado, rechazado)
Si se requiere mayoría simple, calificada o unanimidad, eso también debe mencionarse. Esto asegura la legalidad y ejecutabilidad de las decisiones tomadas.
En la práctica, conviene usar frases como:
“Con el 72.6% del indiviso representado, se aprueba por mayoría la renovación del proveedor de mantenimiento”.
Cierre del acta y firmas: formalidades finales
Una vez agotados los temas del día, se declara el cierre. Es común escribir una fórmula como:
“No habiendo más asuntos que tratar, se dio por concluida la asamblea siendo las 20:42 horas del día mencionado”.
Inmediatamente después, deben aparecer las firmas obligatorias:
- Presidente de la asamblea
- Secretario de la asamblea
- Escrutador
- Comité de vigilancia
- Administrador
Tal como se indica claramente: “Se cierra indicando el horario y la firma del presidente de la asamblea, del secretario de la asamblea, del escrutador y el comité de vigilancia, así como el Administrador”.
Ejemplo práctico de acta de asamblea paso a paso
ACTA DE ASAMBLEA ORDINARIA DEL CONDOMINIO “TORRE LUZ”
Fecha: 11 de junio de 2025
Lugar: Salón de usos múltiples, Planta Baja
Primera Convocatoria
Fundamento: Art. 32, Fracción III, inciso C y demás relativos a la Ley de Propiedad en Condominio para inmuebles del Distrito Federal
ORDEN DEL DÍA
- Lista de asistencia
- Nombramiento de presidente, secretario y escrutador de la asamblea
- Revisión de estados financieros
- Plan de mantenimiento
DESARROLLO
- Se constató un quórum del 67.4% del indiviso.
- Se nombró a Juan Pérez como Presidente, Ana Torres como Secretaria y Luis Gómez como Escrutador.
- Se presentaron los estados financieros de 2024, aprobados por mayoría con 64.2% del indiviso.
- Se aprobó el plan de mantenimiento expuesto por la administración del condominio
CIERRE
Siendo las 21:15 horas y no habiendo más asuntos que tratar, se clausuró la asamblea.
FIRMAS
[Espacio para firmas de presidente, secretaria, escrutador, comité y administrador]
Consejos útiles para redactar y archivar correctamente el acta
- Redacta en tiempo pasado y en tercera persona
- Usa un lenguaje neutro y claro
- Asegura la firma de todos los participantes clave
- Archiva el acta en el libro de actas del condominio
- Guarda una copia digital y respáldala en la nube
- Si es posible, notariza el acta para mayor formalidad legal
Conclusión
Redactar un acta de asamblea de condóminos es una tarea que exige formalidad, precisión y conocimiento de la ley. Al seguir una estructura clara, respetar el procedimiento y detallar correctamente los acuerdos, te aseguras de que las decisiones de la comunidad sean válidas, aplicables y estén protegidas ante cualquier revisión.
Tu experiencia real demuestra que dominar este proceso no solo da confianza a los condóminos, sino que evita problemas legales en el futuro. Redactar bien un acta es gobernar con claridad.
📎 Relacionado con este término:
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